Onze cases

Vlaams-Brabant

Logo Vlaams-Brabant
Overheden
UX & Design
Implementatie

Vlaams-Brabantse Drupal 8: toegankelijk en gebruiksvriendelijk voor iedereen

De website van Vlaams-Brabant was aan vernieuwing toe. De navigatie en redactie vroegen een grondige herwerking. En onder de motorkap was een nieuw en performant WCM een absolute must. Het leek alsof ze in 2019 al door hadden dat digitalisering een absolute must zou zijn in 2020. Hun nieuwe platform zorgde ervoor dat ze tijdens dit pandemische jaar een vlotte vertaalslag konden maken van hun producten en diensten.

Uitdaging

Ten eerste zocht de bruisende provincie een lean and mean platform. Een website waarbij de gebruiker zich zo efficiënt mogelijk een weg baant door het grote content aanbod. Én waarbij omwegen tot een minimum beperkt worden. Je wil natuurlijk niet bij de afdeling ‘nieuwe huisvestingen’ terechtkomen als je naar ‘Domein Huizingen’ op zoek bent. 

Daarnaast stond niet enkel het gebruiksgemak van de eindgebruiker hoog op de prioriteitenlijst. Als overheidsinstelling moet ze verplicht voldoen aan een aantal strenge security en accessibility eisen. Dat stond dus ook bovenaan onze to-do-lijst.

En last but not least: het Vlaams-Brabantse in-house team wilde graag zelf de controle bewaren door het volledig zelfstandig managen van de verschillende sites. Daarbij hoort ook het aanmaken van aparte websites en landingspagina's. 

Net zoals vele andere overheidsinstanties koos Vlaams-Brabant voor het Open Source web content management framework Drupal. En dit met Dropsolid als dedicated partner, challenge accepted! 

 

Twee keer gewonnen

We zochten een performant webplatform en een betrouwbare partner met de juiste kennis en skills om ons nieuwe en verbeterde webconcept te realiseren. Met Drupal en Dropsolid maakten we twee maal de juiste keuze.
Bart Urlings
Communiciate specialist & webmaster Vlaams-Brabant
Oplossing

Vlaams-Brabant, dat is: 1 provincie, 65 steden en gemeenten, 1.155.843 inwoners. Allemaal op zoek naar één specifiek stukje informatie in een veelheid van content. 

De oplossing? Een informatieve website in Drupal 8, met implementatie van meertaligheid naar de toekomst. 

Het voornaamste doel voor ogen? Bestuurlijke informatie en nieuws publiceren die topics zoals provinciedomeinen, vacatures, maar ook milieu, mobiliteit en ruimtelijke planning toegankelijk maken voor iedereen.

 

Toegankelijkheid voor iedereen 

Gastvrij Vlaams-Brabant wilde een website die makkelijk toegankelijk is voor iedereen: huidige inwoners, toekomstige bewoners en sporadische bezoekers. Belangrijk dus dat het platform altijd, overal en op elk toestel raadpleegbaar is. Een volledig responsieve website dus. 

We illustreren dit met enkele voorbeelden: 

  • Kalender met uitgebreide zoekfilter
    Op mobiel klappen de filters mooi samen. Zo blijft alles snel en eenvoudig toegankelijk, zonder dat het teveel plaats inneemt.
    Deze filters zijn ook actief op het nieuwsoverzicht, het educatieve aanbod, de A-Z lijst en de zoekfunctie. Om de uniformiteit en de gebruiksvriendelijkheid te optimaliseren is de opbouw van deze filters overal identiek en klappen ze overal op dezelfde manier samen. 
  • Terugkerend event maximum
    Terugkerende events tonen enkel de eerstvolgende vijf datums in het overzicht. Dit kan gaan over wekelijkse, maandelijkse of manueel gekozen herhaaldelijke events. Zo wordt het scherm nooit overladen met toekomstige activiteiten. 
  • Dynamische en uitgebreide filters
    Filteren kan op verschillende mogelijkheden (‘komende 30 dagen’, ‘dit weekend’...). Wanneer er geen geplande events zijn binnen een bepaalde filter, wordt deze automatisch verborgen. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt. 

Overheidswebsites zijn wettelijk verplicht WCAG 2AA compliant te zijn, wat uiteraard gebeurde. Wanneer alles onderzocht en goedgekeurd is door de betreffende instantie, behalen ze zo ook meteen het Anysurfer label. 

 

Balans tussen onderhoud en customisatie 

Zoals eerder vermeld, bewaart Vlaams-Brabant graag zelf de volledige controle en staat ze zelf in voor de content en het onderhoud van hun platform. In dit project werd hier dan ook met veel aandacht naartoe gewerkt. Wij ontwikkelden de hoofdwebsite, vlaamsbrabant.be. De klant beheert en onderhoudt deze website, en is in staat zélf gemakkelijk subsites aan te maken. Vlaams-Brabant gaf al vroegtijdig aan de volledige controle en vrijheid graag zelf te behouden. Het gehele project werd dan ook opgeleverd, inclusief de broncode en de data.

Zo kunnen ze bijvoorbeeld zelf eenvoudig aanpassingen doorvoeren van logo, titel en look ‘n feel (css). De structuur en broodkruimels zetten zich trouwens automatisch goed. Op deze manier zijn ze in staat zeer snel met nieuwe (tijdelijke) sites en landingspagina’s live te gaan. 

Daarnaast zorgden we voor het eenvoudig beheer van content door het maken van Drupal Paragraphs en een wysiwyg-editor. Enkele voorbeelden: 

  • Mededelingen: snel en gemakkelijk toevoegen van belangrijke mededelingen op specifieke pagina’s of over groepen van pagina’s.
    Bijvoorbeeld: Covid-19 maatregelen, stormweer … 
  • Kalender: uitgebreide ondersteuning voor (terugkerende) events. Vertoning van de juiste zoekopdrachten door opdeling in categorieën. 
  • Drilldown menustructuur: uitgebreide menustructuur en informatieaanbod door opdeling van (sub)onderdelen. Bij het herstructureren van de website kan het menu eenvoudig herschikt worden. Alle pagina’s worden automatisch goed gezet, inclusief de overzichten. Er is ook een bijkomende keuze om het menu in lijst- of blokvorm te tonen. 

     

Vinden en gevonden worden  

Bezoekers moeten snel hun weg vinden in de veelheid aan informatie. Zeker bij een instelling zoals Vlaams-Brabant is er een erg uitgebreid en uiteenlopend informatieaanbod. In de zoekfunctie gingen we dus erg ver: 

  • Synoniemen: het toevoegen van synoniemen zorgt voor een vergrote vindbaarheid. Wanneer je bijvoorbeeld naar activiteiten voor je kinderen op zoek bent, kan je zowel op ‘activiteit’ of ‘evenement’ voor kinderen zoeken. Het zoekresultaat blijft hetzelfde.
  • Verwijdering autocomplete: normaal haalt autocomplete de leestekens weg. Bepaalde namen of e-mailadressen kwamen hierdoor fout binnen. Door het gebruik van synoniemen was dit probleem van de baan. 
  • A-Z index: in deze index vind je alle pagina's en andere content types terug. De integratie van alternatieve titels zorgt voor een nog betere vindbaarheid. 
    • Voorbeeld: Provinciedomein Kessel-Lo vind je bij de P, D en K door alternatieve titels ‘Domein Kessel-Lo’ en ‘Kessel-Lo’ toe te voegen.
  • Uitgebreide vindbaarheid: elke pagina is trouwens ook vindbaar via url, menustructuur, zoekfunctie en A-Z index. 

 

Van aanvraag tot afhandeling   

In een provincie is het erg gangbaar dat (toekomstige) inwoners bepaalde publicaties kunnen aanvragen. Denk maar aan fietskaarten, informatieve brochures, groendossiers ... Vlaams-Brabant koos voor de online aanvraag van deze documenten via hun website. Om het digitale proces te versnellen, koppelden we er een gebruiksvriendelijk checkout-proces aan vast. 

Het aanvragen van dergelijke documenten gebeurt in dit geval eenvoudig via Drupalforms. Het biedt uitgebreide mogelijkheden wat erg belangrijk was voor de beheerders van het platform. Naast het aanvragen van documenten, implementeren ze deze Drupalforms ook gemakkelijk tijdens de drukke aanwervingsgolven. Zo verloopt het eerste contactpunt bij een nieuwe sollicitatie nu een pak vlotter. 

Via een intern systeem, gekoppeld aan de website, beheren de medewerkers deze publicaties volledig autonoom. Specifieke zaken zoals copy, het toekennen van eigenschappen en dergelijke loopt via Drupal, zodat alles netjes in de website terecht komt. Ook hier gebeurt het toevoegen van publicaties via Drupal-paragrafen. Terwijl de afhandeling van de bestelde publicaties in het interne systeem zelf plaatsvindt. 

 

Onder de motorkap 

Bij een platform van dergelijke omvang is het uiteraard niet enkel de buitenzijde die telt. Hoe alles gebouwd is, welke integraties op staan en wat er gebeurt aan de achterzijde is van uiterst belang. Deze technische hoogstandjes zitten achter de schermen: 

  • Meertalige Drupal 8 website met Paragraphs en Drupal webforms. 
  • Integraties met:
    • UiT In Vlaanderen voor het laden van extra (zelf geselecteerde) activiteiten
    • Measuremail voor het inschrijven op nieuwsbrieven
    • Active Directory voor het veilige en centrale beheer van toegangen en wachtwoorden. 
  • Uitgebreide zoekfunctie en A-Z index met Apache SOLR met meerdere indexen.
  • Commerce met API-afhandeling. Via een queuing-systeem worden bestelde publicaties via de API teruggekoppeld voor verdere afhandeling. Op deze manier gaan er geen data verloren als het afhandelingssysteem even inactief is. 
Resultaat

Vlaams-Brabant maakt zich geen zorgen meer over het beheer van hun platformen, want die hebben ze volledig zelf in handen. Ze onderhouden een veilige én toegankelijke website waarin ze zelf hun kalenders, content en publicaties beheren. Zelfs het maken van (tijdelijke) sites en landingspagina’s zit volledig in hun eigen beheer. 

Ook voor de burger is dit een enorme vooruitgang. Zij komen nu eenvoudig in contact met hun provincie, stellen gemakkelijker vragen via de website en vinden sneller hun antwoorden op eenoverzichtelijk platform.

Bezoek de website