Recent launch

EPSO

90% minder binnenkomende vragen

EPSO, het Europees Bureau voor Personeelsselectie, organiseert de selectieprocedures waarmee personeel wordt aangeworven voor de Europese Commissie, het Parlement, de Raad, het Hof van Justitie en alle andere EU-instellingen en -agentschappen. Elk jaar trekken die procedures tienduizenden kandidaten uit de hele Europese Unie aan, in 24 officiële talen.

De Case

Uitdaging

Een groot aantal terugkerende, procedurele vragen van kandidaten en medewerkers sneller beantwoorden, in 24 talen. Zonder generieke AI die afwijkt van de gepubliceerde documentatie van EPSO of die de Europese datasoevereiniteit schendt.

Oplossing

Twee AI-assistenten die hun antwoorden baseren op de bronnen van EPSO: Knowledge Navigator voor de eigen medewerkers en Trusted Answers voor kandidaten. Beide zijn gebouwd op het bestaande Drupal-platform van EPSO en op infrastructuur die in de EU gehost wordt.

Resultaat

90% minder binnenkomende vragen, antwoorden met bronvermelding in alle 24 EU-talen en een snellere onboarding van medewerkers. Alles live in minder dan 8 weken.

Kandidaten helpen zonder elk antwoord te herschrijven

Wie wil werken voor een Europese instelling, heeft vragen over procedures, documenten en volgende stappen. Die informatie bestaat vaak al, maar ze is verspreid over verschillende bronnen en moet geïnterpreteerd worden in de context van de juiste procedure. Bovendien vraagt een algemene vraag een andere aanpak dan een vraag over een individuele kandidatuur.

EPSO wilde die informatie toegankelijker maken voor kandidaten, en tegelijk de medewerkers helpen met terugkerende vragen. De bestaande Drupal-omgeving bleef daarbij het vertrekpunt. Zo kon EPSO zijn dienstverlening uitbreiden zonder alle gepubliceerde informatie naar een nieuw, apart systeem te verhuizen.

Twee toepassingen voor twee verschillende taken

Als systeemintegrator ondersteunde Dropsolid het interne developmentteam bij Trusted Answers voor vragen van kandidaten en Knowledge Navigator voor medewerkers. Beide toepassingen zijn gekoppeld aan de bestaande Drupal-omgeving. De antwoorden verwijzen naar de documentatie, zodat gebruikers de informatie kunnen terugleiden tot de bron.

Publieke ondersteuning en interne toegang tot kennis hebben andere grenzen. Kandidaten willen een procedure begrijpen, medewerkers moeten de juiste informatie vinden voor hun werk. Welke bronnen beschikbaar zijn, hangt af van hoe elke toepassing geconfigureerd is. Officiële procedures en beslissingen over individuele kandidaturen blijven de verantwoordelijkheid van EPSO.

Betrouwbare antwoorden op institutionele schaal.

Dropsolid trad op als systeemintegrator en begeleidde het interne team van EPSO bij de lancering van twee AI-toepassingen die hun antwoorden baseren op bronnen. Beide worden beheerd via één administratieve Drupal-interface en draaien op EU-soevereine infrastructuur, in lijn met de AVG en de Europese AI-verordening.

Het resultaat: 90% minder vragen die bij het team terechtkomen, verifieerbare antwoorden met bronvermelding in 24 EU-talen en een snellere onboarding van nieuwe medewerkers. Live in minder dan 8 weken, en nu in een publieke testfase met kandidaten.

Probeer EPSY LIVE

De uitdaging

Twee operationele problemen die elkaar versterkten

Het team dat de selecties ondersteunt, heeft een beperkte capaciteit. Een groot deel van de binnenkomende vragen kon beantwoord worden met de gepubliceerde proceduredocumenten van EPSO. Maar kandidaten vonden die documenten niet, raakten niet tot het juiste onderdeel, of vertrouwden een antwoord niet als het geen rechtstreekse uitleg in begrijpelijke taal was. Elke selectieronde moesten dezelfde procedurele vragen opnieuw beantwoord worden.

Een antwoord dat afwijkt van de gepubliceerde documentatie van EPSO, of dat niet tot de bron te herleiden is, is onbruikbaar in een gereguleerde institutionele omgeving. Door de vereisten rond Europese datasoevereiniteit vielen de meeste commerciële AI-platformen bovendien af.

Dagen moeten wachten op een antwoord op een vraag die in enkele minuten opgelost zou moeten zijn, ondermijnt het vertrouwen in de procedure. Voor een EU-instelling die in 24 talen werkt, zijn reactietijd en duidelijkheid belangrijk voor de integriteit van de selectieprocedure zelf.

De oplossing

De Dropsolid AI solution

Knowledge Navigator

Medewerkers die vragen van kandidaten behandelen, kunnen de assistent in gewone taal vragen stellen. Ze krijgen een antwoord dat gebaseerd is op de eigen proceduredocumenten van EPSO, met een verwijzing naar het juiste onderdeel.

Trusted Answers

Kandidaten kunnen procedurele vragen stellen in hun eigen taal. Ze krijgen antwoorden die uitsluitend gebaseerd zijn op de gepubliceerde documentatie van EPSO, met bronvermeldingen waarop ze kunnen klikken om alles na te gaan.

Het bestaande Drupal-platform van EPSO bleef behouden

Dropsolid trad op als systeemintegrator en begeleidde het interne developmentteam van EPSO bij de implementatie van twee AI-toepassingen via één administratieve Drupal-interface.

Test the virtual assistant EPSY!

Het resultaat

Meetbare impact

From our roots in open-source to our position as a leading digital enabler, our journey has always been about empowering others.

De procedurele vragen die vroeger veel capaciteit van het supportteam opslorpten, worden nu rechtstreeks voor de kandidaat beantwoord, met bronvermelding.

Medewerkers die instromen bij een nieuwe selectieronde, zijn sneller productief. De institutionele kennis die vroeger informeel gedeeld werd, is nu op te zoeken via de assistent.

Medewerkers die die vragen behandelen, vinden met Knowledge Navigator snel de juiste procedurele bron.

Wat bezoekers vandaag zien

Epsy is beschikbaar op de officiële EU Careers-website en beantwoordt vragen over selectieprocedures. EPSO vraagt gebruikers om de context van de betreffende procedure mee te geven, en om geen persoonsgegevens in te voeren, zoals een kandidaatnummer. De instructies leggen ook uit dat je bij een vervolgvraag de volledige context opnieuw moet meegeven.

Dankzij die instructies is de dienst praktisch bruikbaar: bezoekers begrijpen waarvoor de assistent bedoeld is en hoe ze een nuttige vraag stellen. Wie met het antwoord niet verder kan, kan nog altijd via het contactkanaal terecht. Voor andere organisaties is succes niet alleen een kwestie van het aantal behandelde vragen. Het gaat er ook om of mensen de hulp krijgen die ze nodig hebben, en of complexe gevallen correct worden doorverwezen naar medewerkers.

Wat jouw organisatie uit deze case kan leren

Begin met één duidelijk afgebakend domein van vragen, de relevante bronnen en een heldere weg naar menselijke ondersteuning. Test zowel eenvoudige vragen als situaties waarin informatie ontbreekt of elkaar tegenspreekt. Ga daarna na of de antwoorden de bronnen correct weergeven en bezoekers echt verder helpen.

Dit project toont hoe een bestaand contentplatform, AI en samenwerking met inhoudelijke experts elkaar kunnen versterken. De Splash Award voor EPSO onderstreept de erkenning die het project kreeg, deze case laat zien hoe het in de praktijk werkt. Voor jouw organisatie helpen we je bepalen wat de beste eerste stap is: betere content, een betere zoekfunctie of een antwoordervaring met AI.