Longread: waarom Dropsolid agile werkt

Dit is een langer analysestuk door Dropsolid-CEO Dominique De Cooman over de motivatie achter onze agile-aanpak. (Hint: omdat we inzetten op het genereren van businesswaarde voor onze klanten). 

In deze post ga ik dieper in op de volgende items:

• Hoe onze manier van werken élk bedrijf de mogelijkheid geeft om zich te transformeren en een digital business company te worden. En, daarnaast, waarom klassieke RFP’s binnenkort verleden tijd zullen zijn.
• Hoe de institutionalisering van freedom time bij ons op kantoor extra waarde genereert voor onze klanten.
• Waarom die toegevoegde waarde géén extra kosten met zich meebrengt – wel integendeel.

Digitaal getransformeerde bedrijven in de markt van vandaag

Het is een ongemakkelijke waarheid voor veel agency’s: websites zijn een commodity geworden. De concurrentie van degelijke en goedkope offshore-webbedrijven is intussen helemaal op kruissnelheid gekomen en veel uitstekende lokale Drupalbureaus en webbouwers dreigen ten onder te gaan in de ongelooflijk concurrentiële markt van vandaag. Veel kleine bedrijven met intelligente, jonge en gemotiveerde mensen werken dag en nacht om websites op te leveren voor hun klanten – en dat aan onhoudbaar lage prijzen. Enkele  snelgroeiende SaaS- en PaaS-tools, zoals ons eigen Digital Experience Platform nemen stilaan het roer over van de speedboot die webdevelopment heet.  Vanuit andere hoek begint offshore-development ook in ons land flink ingeburgerd te raken. Deze wedren naar de bodem kan enkel maar goed nieuws betekenen voor de eindklant, zou je denken. Of toch niet? Op korte termijn misschien wel, ja.

In de huidige Belgische markt  is iedereen drukker dan ooit bezig met verwoede pogingen om zijn of haar organisatie naar een hoger digitaal niveau te tillen. Allerlei klassieke businessmodellen staan zwaar onder druk door digitale disruptie, en CEO’s  ten velde haasten zich om mooi ontworpen, functioneel uitziende webplatformen online te krijgen in een digital-first-tijdperk. In al die hectiek zijn value, time en freedom een schaars goed geworden – webprojecten kunnen niet snel genoeg opgeleverd worden.

Op lange termijn ligt de waarde van een website of digitale omgeving echter niet louter in de code, maar in de businesswaarde van de oplossing. Vandaag de dag is er niets gemakkelijker dan een mooie website maken aan een minimale kostprijs. Als het achterliggende webplatform echter niet in staat is om te voldoen aan de achterliggende businesswaarden, maakt dat die knap uitziende website ab-so-luut waardeloos.

Die oververhitte markt zorgt voor ongelooflijke opportuniteiten. De meeste old-school webagency’s proberen het onderste uit de kan te halen – zowel bij het budget van hun klanten als bij de tijd die hun developers spenderen aan projecten. Je moet geen Einstein zijn om te beseffen dat dit op lange termijn tot een spreekwoordelijk bloedbad zal leiden: zowel qua werkdruk als op vlak van kwaliteit van de geleverde oplossing.



Bij Dropsolid pakken we het anders aan en hebben we Freedom Time geïnstitutionaliseerd in onze teams. Daarover later meer. Laat me eerst beginnen met het verschil uit te leggen tussen de old-school manier van webdevelopment en de nieuwe manier voor het creëren van digitale ervaringen.

De overgang van fixed-price RFP’s naar agile webdevelopment

Iedereen in het vak is waarschijnlijk maar al te bekend met het klassieke RFP-model. Hoewel er tussen verschillende sectoren kleine verschillen kunnen zitten, is er een vast stramien voor de grote lijnen.

Interne stakeholders zitten samen om eerst business requirements vast te stellen en vervolgens concrete features van de gewenste oplossing op te lijsten.  Sommige grotere organisaties laten externe consultants mee aan tafel zitten om de required capabilities te definiëren, maar dat is lang niet altijd het geval.

De volgende stap in het proces is een gesloten of publieke RFP voor een vooraf vastgestelde prijs, die meestal wordt georganiseerd door de centrale aankoopafdeling. De uiteindelijke selectie hangt vaak af van prijs, de overeenkomsten met de gevraagde features en, soms, een demo van de oplossing. Beknopt ziet dat er als volgt uit:

• Gepercipieerde nood > RFP > 1-op-1-antwoord
• Prijsgebaseerde eerste selectie > kick-off op fixed-price > analyse
• Wireframes en design > ontwikkeling > theming > training
• Lancering > ondersteuning

Dat klinkt op het eerste gezicht allemaal erg logisch. Zowel de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen als het budget lijken duidelijk afgelijnd te zijn van in het begin. In dit soort traject ligt het leeuwendeel van het werk voor de webbouwer in het matchen van de vereiste features met de eigen kennis en oplossingen. In tegenstelling tot wat de bedoeling is, echter, bieden dit soort trajecten op middellange en lange termijn bijlange na niet voldoende businesswaarde per geïnvesteerde euro. Erger nog: dit traject zorgt ervoor dat de integrator of het webagency een passieve houding kan aannemen en het grootste risico bij de koper komt te liggen.

Hoezo?

Al te vaak is er een discrepantie tussen de gepercipieerde en eigenlijke vereisten van de organisatie die de aankoop organiseert. Grof gezegd: bedrijven weten vaak niet wat ze precies nodig hebben. RFP’s aan vaste prijs zijn meestal een vloek en een zegen tegelijkertijd: ze betekenen een verbintenis tussen het opleveren van X tegen datum Y, voor prijs Z. Bij Dropsolid gaan we hier fel tegenin, omdat we uit ervaring weten dat fixed-price RFP’s minder businesswaarde genereren per geïnvesteerde euro. Een maniakale planning voor de oplevering van elke individuele gevraagde feature leidt zelden tot een kostenefficiënte oplossing die ROI genereert op lange termijn. Dat is waarom we geneigd zijn tot een andere manier van werken, die hieronder in vereenvoudigde vorm beschreven staat:

Dropsolid agile way of working.png

Let op de cyclische aanpak die volgens het principe van continuous integration werkt. In een stapsgewijs uitgewerkte versie ziet de grafiek er als volgt uit:

• Neem proactief contact op met bedrijven en anticipeer op hun noden
• Requirementsanalyse (vereistenanalyse) of transformatie- of businessscan
• Presales-fase: gericht op potentiële RO-berekening
• Kick-off van project, eerste sprints gebaseerd op de must-haves
• Functionele en technische analyse
• Wireframes en design
• Development, theming en gebruikerstraining
• Launch
• Ondersteuning (support)
• Terug naar stap 1 en herhaal waar nodig!

We hebben de uitgebreide, procesgestuurde aanpak zoals hierboven beschreven niet zomaar ingevoerd om met iets nieuws te komen of om hogere tarieven te kunnen aanrekenen. We bouwen websites met ons agile-Dropsolidmodel omdat we geleerd hebben uit onze eerdere ervaringen. Bedrijven zitten met businessproblemen, en dát is waar we bij Dropsolid mee willen helpen. We vragen niet zomaar aan onze klanten wat ze willen, maar denken proactief mee na en zoeken samen naar de oplossing die de meeste waarde genereert. In de eerste twee jaar van onze oprichting zijn we soms te ver meegegaan in de vereistenlijst van de klant, omdat hij perfect leek te weten waar de noden lagen. Soms was dat inderdaad het geval, maar meestal niet.

Projecten met webdevelopment waren vroeger erg eenvoudig. Nu niet meer. Organisaties en bedrijven hebben geen websites meer nodig, maar verregaande digitale ervaringen. Eindgebruikers verwachten meer en meer vlotte, samenhangende ervaringen die gelijklopen over alle platformen heen. En die kun je enkel leveren met een schaalbaar, decoupled (ook wel headless) webplatform.

Automatiseren en waarde creëren door freedom time

Terug naar ons oorspronkelijke verhaal: hoe en vooral waaróm we onszelf onderscheiden van typische webagency’s. En waarom we er alles aan doen om te vermijden dat onze klanten zichzelf en onze eigen mensen opbranden tot de geest compleet uit de fles is. Ik pleit daarmee niét voor een trage en dure aanpak – integendeel.

Vanaf dag één hebben we bij Dropsolid onze teams de vrijheid gegeven om zelf wat creativiteits-tijd of freedom time uit te trekken. Dat heeft in de afgelopen vier jaar al tot een heleboel innovaties geleid. Het beste voorbeeld hiervan is James, onze Drupal Cloud Butler (een PaaS-product). Door automatisering en standaardisering van developmentprocessen, implementaties en tools, bevinden we ons met James in de perfecte positie om te concentreren op de essentie: een digitale beleving bieden en digitale business faciliteren.

 

De toegevoegde waarde van een digital business company

In feite komt alles neer op het bouwen van de juiste dingen die het meeste impact zullen genereren voor uw onderneming. Die aanpak is fundamenteel verschillend van die van digitale agency’s. Zij bouwen immers precies de website waar u om vraagt, met een sterke focus op het marketingverhaal. In dat laatste zijn ze trouwens meestal erg goed, begrijp me niet verkeerd. Daarom werken we op grote projecten ook liever samen met hen dan in concurrentie te treden – samen sterk. Aan de andere kant van het spectrum bevinden zich dan weer de pure site-integrators. Zij focussen op de specificaties van de oplossing en leunen sterk op de klant voor het bedenken van ideeën die businesswaarde kunnen genereren en voor het bredere plaatje van digitale transformatie en digitale industrialisering.

Onze Freedom Time stelt ons in staat om eigen oplossingen te bouwen en continu te verbeteren, wat haast altijd resulteert in een betere oplossing voor onze klanten. We hebben intussen al heel wat veelvoorkomende businessproblemen gezien en aangepaste oplossingen gebouwd voor onze klanten. Die opgebouwde kennis zorgt voor een spreiding van de ontwikkelkost over meerdere klanten. Onze positionering als digital business company impliceert een complete, afgestemde visie op vlak van strategie, service en producten – steeds met de waarde voor de klant als einddoel. Onze gouden combinatie van gestandaardiseerde en custom oplossingen stelt ons in staat om een snellere time-to-market, lagere TCO en agile manier van werken te realiseren, zodat de business central blijft staan. Niet langer tegenkanting van IT of uitstel door het marketingteam! Niet langer gigantische budgetten voor grote, logge en niet-aanpasbare websites. De agile manier van werken stelt ons in staat om constant verantwoording af te leggen over de uitgaven.

Cijfers

Intern houden we alles nauwgezet in de gaten met onze management- en rapportagetools (onze belangrijkste zijn Cumul.io, Redmine en Teamleader). De freedom time van onze teams heeft tot nu toe al geleid tot heel wat creatieve innovaties en ik ben ervan overtuigd dat dat de toekomst alleen maar beter zal worden. Ons multisiteplatform Jenny, bijvoorbeeld, is een belangrijke volgende stap. Onze teams krijgen de vrijheid en de tijd om na te denken en te bouwen.

Onze klanten betalen ons niet voor het werk van individuele teamleden of developers – ze betalen ons voor de gecombineerde ervaring en kunde van de volledige ploeg. De overheadkost resulteert altijd in extra waarde voor onze klanten – als dat niet het geval zou zijn, anders zouden we beter iets anders gaan doen. Onze teamstructuur biedt stabiliteit, continuïteit, businesswaarde, strategisch inzicht en een complete visie, allemaal onder de eengemaakte Dropsolid-vlag.

En dan?

Als u tot hier bent geraakt in mijn blogpost, is u stilaan misschien het Mitterand-gevoel bekropen: “Et alors? Allemaal goed en wel, maar wat heb ik er nou aan?” Wel, het is eigenlijk eenvoudig: onze manier van werken is ook relevant voor uw onderneming.

We hebben onze strikt afgelijnde aanpak niet ontworpen om ervoor te zorgen dat u als klant een blanco cheque tekent waar langs onze kant geen enkele verantwoordelijkheid tegenoverstaat – het is net omgekeerd. Door de businessnoden te analyseren en hen in individuele items en business epics op te splitsen, hebt u als bedrijf net meer controle dan ooit over onze prestaties. Elk gewerkt uur wordt genoteerd en zorgt voor tastbaar resultaat. Als één van de gevraagde functionaliteiten niet goed zit of niet voldoende waarde genereert, vervangen we die gewoon door iets anders. En dát is uiteindelijk waar de waarde voor uw onderneming ligt: maximale impact met een minimale verspilling van tijd, moeite, inzet en geld. Als u daaraan twijfelt, daag ik u graag uit om ons op de proef te stellen: ik ben er zeker van dat we de kracht van agile voor uw bedrijf kunnen bewijzen.