De manier waarop je je Request For Proposal (RFP) schrijft, bepaalt al het succes van je project. Klinkt een beetje straf, toch? Na het lezen, schrijven en indienen van meer dan honderd RFP's kan ik gerust zeggen dat de manier waarop je je projecteisen uitlegt meer impact heeft dan de leverancier die je kiest. In deze blog duiken we samen dieper in de succesfactoren van het schrijven van een RFP:
1. Schrijf niet over wat je hebt, schrijf over wat je nodig hebt
Bij het schrijven van je RFP is het misschien verleidelijk om gewoon te documenteren wat je momenteel hebt. Stel dat je op dit moment 16 verschillende soorten content hebt, en je beschrijft elk daarvan met hun specifieke doeleinden en maakt een harde eis voor alle 16. Maar, heb je ze nog steeds alle 16 nodig? Misschien had je ze alleen nodig door de manier waarop je huidige CMS is opgezet. Het is belangrijk om in je RFP uit te leggen wat je behoeften zijn en deze te onderscheiden van wat je momenteel al hebt.
Als je je nieuwe CMS dwingt om op dezelfde manier te worden opgezet als je huidige, kom je precies dezelfde problemen tegen. Houd er ook rekening mee dat opzet mogelijk niet de meest efficiënte is. En dus onnodige kosten met zich meebrengt.
💡 Tip: Hoe stel je efficiënt een RFP op?
Geef aan wat je gewenste informatiearchitectuur is. Hierdoor kunnen de leveranciers creatiever en efficiënter zijn in de manier waarop ze je site opzetten. Weet je niet wat je ideale informatiearchitectuur is? Maak het onderdeel van je project, de meeste leveranciers hebben een informatiestructuurspecialist in hun team.
2. Betrek je collega's
Het lijkt misschien een beetje tegenstrijdig met de vorige stelling, maar te vaag zijn is ook een grote no-go. Ik zie dit vaak gebeuren wanneer een RFP wordt geleid door een enkele afdeling in de organisatie.
Bijvoorbeeld, als IT de RFP schrijft, richten ze zich vaak op beveiliging en integraties, maar vergeten de behoeften van hun marketingcollega's. Hetzelfde gebeurt andersom. Een volledig document dat beschrijft hoe de UI van de webshop de klantervaring moet verbeteren, maar geen enkele beschrijving van waar de productgegevens vandaan zullen komen of naar welk systeem de bestellingen moeten worden doorgestuurd...
Vraag je collega's om hulp en laat hen hun deel van de puzzel aan het project toevoegen. Let echter op inconsistenties. Ik zie vaak tegenstrijdige verklaringen in één RFP.
💡TIP: Investeer in een application landscape
Het kan de moeite waard zijn om te investeren in het creëren van een application landscape. Hiermee leg je visueel uit aan de leveranciers waar ze in stappen, zodat ze er passend budget voor kunnen reserveren. Dit is vooral belangrijk voor grote organisaties met veel verschillende systemen die moeten samenwerken in het nieuwe project.
3. Heb een duidelijk budget voor ogen
Veel projecten beginnen met een vaag idee of frustratie. Op dat moment heb je waarschijnlijk nog geen idee wat de oplossing gaat kosten. Je denkt misschien dat dit probleem zich oplost zodra je enkele aanbiedingen binnenkrijgt. Aan het eind van de dag komt elke aanbieding met een prijskaartje. Je kunt de juiste aanbieding kiezen op basis van een zorgvuldige kwaliteits- versus kostenanalyse. Helaas kun je ook voor een grote teleurstelling komen te staan. Dat komt simpelweg doordat de meesten van ons geen onbeperkt budget hebben. Bij het opstellen van al je vereisten kost het je niets meer dan de tijd die je erin steekt. Het implementeren van die eisen kost echter veel meer. Om je budget te kennen, moet je je vereisten kennen. Maar om je vereisten op te schrijven, is het ook handig om een budget in gedachten te hebben... Dus helaas, een soort 'kip of ei'-situatie.
💡 Tip: Maak een business case
Gelukkig zijn er strategieën die je kunt toepassen om het probleem van 'het onbekende budget' te vermijden. Als je een business case maakt voor je project, moet je bepalen wat je kunt uitgeven en hoeveel budget je nodig hebt.
💡 Tip: Vraag een globaal cijfer
Pitch je project aan iemand uit de industrie, bij voorkeur zelfs meerdere personen. Ze zullen misschien wat terughoudend zijn om je een nummer te geven, maar de meesten zouden je een ruim bereik van het budget voor zo'n soort project moeten kunnen geven. Meestal stellen ze wat extra vragen. Maak notities! Ze stellen vragen over zaken die de meeste impact hebben op je budget. Een klassieker is: "Zijn er integraties?" of "Waar komt deze data vandaan?". Dit zal je helpen bepalen wat je moet vragen in je RFP en je behoeden voor de beruchte "Fase 2".
💡 Tip: Deel je budget
Schrijf je maximale budget op in je RFP. Het bespaart je veel tijd bij het lezen van inzendingen die 10 keer boven je budget gaan. Maar het stelt de leveranciers ook in staat om oplossingen te bedenken die binnen je budget passen. Maakt het de aanbiedingen duurder? Nee. Als je bijvoorbeeld een budget van 500K hebt en een leverancier denkt dat hij het voor 200K kan doen, sturen ze je er een van 200K. En dat is simpelweg vanwege de concurrentie: als één leverancier het voor 200K kan maken, kunnen hun concurrenten waarschijnlijk hetzelfde. Dus ze zullen het risico van te duur zijn niet nemen.
4. Accepteer dat een RFP tweerichtingsverkeer is
Meestal wordt een RFP gepresenteerd als definitief en onveranderlijk. De meeste organisaties lijken te denken dat dit nodig is om de RFP objectief te houden. Maar de reden dat je een RFP stuurt is dat je net niet de kennis hebt om het project in-house te doen. Het is dus bijna onvermijdelijk dat je nieuwe dingen ontdekt die je anders had willen formuleren zodra je in gesprek gaat met potentiële leveranciers. In plaats van paniekerig de veranderingen proberen te vermijden: omarm ze. Vraag om feedback in plaats van ze te ontwijken. Zolang je de wijzigingen met alle partijen deelt, blijft je RFP objectief.
💡 Tip: Voeg een 'Verzoek om commentaar'-sectie toe
De meeste RFP-processen hebben een vorm van 'vragen-stellen'. Uit mijn ervaring zijn de antwoorden op die vragen vaak defensief en meestal niet informatief. Ik geloof sterk dat je deze ronde van vragen kunt gebruiken om een betere RFP en uiteindelijk een succesvoller project te krijgen. Dit is mijn suggestie: hernoem de "Vragen" naar "Verzoek tot commentaar". Op deze manier zullen zowel je leveranciers als je collega's een minder negatieve benadering hebben.
5. Gebruik een raamwerk om tegen te werken
Hopelijk begrijp je nu dat het schrijven van een RFP een evenwichtsoefening is. Je wilt niet te vaag zijn, maar ook niet te specifiek. Zorg ervoor dat je je richt op het beschrijven van je problemen in plaats van het opsommen van de oplossingen die je al in gedachten hebt. Bij het duidelijk definiëren van een probleem kan elke leverancier dat probleem op zijn eigen manier oplossen. Als je al een oplossing voorstelt, zullen sommigen hun antwoord in deze oplossing proberen te proppen, terwijl er waarschijnlijk een betere manier was.
Je wilt voorbereid zijn, maar ook ruimte laten voor creativiteit en innovatie. Ik heb talloze projecten gezien die vertraagd werden tijdens het RFP-proces omdat ze appels met peren vergeleken en dat wil je zeker niet. Je kunt dit vermijden door het gebruik van een duidelijk raamwerk. Op deze manier vergelijk je gemakkelijk de verschillende offertes.
💡 Tip: Gebruik onze RFP-gids
Onze RFP Starter Kit helpt je om het juiste raamwerk op te zetten. Het toont duidelijk welke mogelijkheden je kunt verwachten van je nieuwe platform en stelt je in staat om gemakkelijk je prioriteiten te bepalen, zodat de potentiële leveranciers weten waar ze zich op moeten richten.
6. Vraag hulp bij een externe partij
Het is vaak ook verstandig om een externe, onafhankelijke partij te betrekken bij het opzetten van je RFP-raamwerk. Ze zijn niet bevooroordeeld en vaak gespecialiseerd in het objectief vastleggen van je problemen.
💡 Tip: Hulp nodig? Vraag ernaar!
Ik gaf het eerder al aan, meer dan 100 RFP's gingen door mijn handen. Ook die van jou neem ik met plezier door. Heb je hulp nodig? Laat het me weten, mijn team en ik staan voor je klaar.
Contacteer me
