Auteur
Els Knevels
Introductie
Wat is de RFP-gids?
Een request for proposal (RFP) helpt organisaties bij het zoeken naar de juiste leverancier voor een project. Een succesvolle RFP vergemakkelijkt het proces van het vinden en selecteren van de juiste leverancier en bespaart je op lange termijn tijd, geld en middelen. Wanneer je een bepaalde structuur gebruikt voor het schrijven van je RFP, verloopt het vergelijkingsproces vlotter wanneer alle offertes binnenkomen
Deze Starter Kit helpt je met het stellen van de juiste en dient als leidraad voor zo effectief mogelijk structueren van je RFP.
Hoe gebruik je de RFP gids?
U kunt deze RFP gids gebruiken als richtlijn om ervoor te zorgen dat potentiële leveranciers de best mogelijke DXP-oplossing(en) voor je organisatie voorstellen, en dit op een duidelijke en gestructureerde manier. Alles start steeds vanuit je probleem, wensen en behoeften.
In deze blog krijg je meer informatie over:
Belangrijke informatie en vragen om op te nemen in je RFP
Informatie over het project
Dit deel geeft leveranciers een beter inzicht in je organisatie, huidige digitale maturiteit en ecosysteem. Dit help hen een geschikte oplossing op maat voor te stellen.
Beschrijving van je organisatie
Geef een meer diepgaande beschrijving van je huidige Digital Experience Platform (DXP) of website omgeving. Dit helpt potentiële leveranciers om je behoeften gemakkelijker en efficiënter te herkennen.
Als je momenteel geen DXP of website hebt, sla je dit deel over en richt je je op de vragen over je “projectdoelstellingen”.
- Meer informatie over je huidige oplossingen, zoals de namen.
- Een vereenvoudigd enterprise architecture diagram kan nuttig zijn.
- Wanneer is je huidige versie geïmplementeerd?
- Welke onderdelen wil je vervangen en welke oplossingen wil je behouden?
- Aantal gebruikers van het platform en maandelijkse bezoekers van je websites.
- Is de oplossing geïntegreerd met andere back-end systemen? Zo ja, geef een lijst
van de integraties. - Beschrijving van de aspecten die ontbreken in je huidige oplossing en die gewenst zijn in je nieuwe oplossing.
- Zijn er aandachtspunten of slechte ervaringen met vorige implementatieprojecten of leveranciers?
Vragen over de leverancier
Dit deel somt een aantal vragen op waarmee je de leveranciers beter met elkaar kunt vergelijken en eventueel zelf kan (dis)qualificeren voor je project. Het is moeilijk om te weten wat je exact moet vragen. Daarom geven we een aantal typische vragen als voorbeeld.
Werknemers
- Aantal werknemers
- Aantal medewerkers met DXP-expertise
- Aantal werknemers per locatie/land
- Verwachte personeelsgroei in de komende drie jaar en in welke domeinen wordt de groei verwacht
- Samenstelling van de organisatiestructuur (organigram)
Product- en dienstenaanbod
- Beschrijving van DXP-producten en -diensten in portefeuille
- Beschrijving van andere producten en diensten in portfolio
- Welke diensten kan de leverancier leveren? Is er een partnernetwerk voor het leveren van aanvullende diensten?
- Aantal werknemers in de dienstenorganisatie
Vragen over het product van de leverancier
In dit deel staan een aantal vragen waarmee je de producten die de verschillende leveranciers aanbieden beter kunt vergelijken.
Licentie
- Basisprijs van de DXP-oplossing
- Gedetailleerde prijsstructuur van de DXP-oplossing (belangrijke criteria zoals aantal gebruikers, modules, verkeer, enz.)
- Hoe wordt de prijs van een nieuwe release bepaald? Zijn er extra kosten voor elke nieuwe release of zijn deze inbegrepen in de onderhoudskosten?
- Wat zijn de onderhoudskosten per jaar?
- Is het mogelijk om de licentiekosten over meerdere jaren te spreiden?
- Vraag naar een tijdlijn
- Geef advies over het budget, om irrelevante aanbiedingen te voorkomen
Veiligheid
- Hoe kan de verkoper een veilige oplossing garanderen?
- Kan de leverancier de juiste veiligheid voor het project bieden?
- Kan de leverancier verzekeren dat de voorgestelde oplossing voldoet aan de EU privacy wetgeving?
Migratie van gegevens
- Hoe kunnen gegevens worden gemigreerd of in de DXP worden geladen?
Beheer bij wijzigingen
- Biedt de leverancier ondersteuning bij wijziging vereisten?
RFP checklists
DXP project checklist
Een DXP-project bestaat uit verschillende fasen. Elke fase vereist een andere expertise en team betrokkenheid. Je kan ervoor kiezen bepaalde fasen wel of niet in het project op te nemen. Misschien is een deel van het werk al gedaan? Wees zo duidelijk mogelijk over wat je verwacht van de leverancier in het kader van dit project.
| We hebben het en het kan worden opgenomen in de RFP | We hebben een eerste benadering, maar verwachten dat de leverancier cocreëert | We hebben het niet en maakt deel uit van de opdracht voor leverancier | We hebben het niet en we willen het niet opnemen in de RFP | |
| Digital experience strategie roadmap | ||||
| Digital experience projectstrategie | ||||
| Data architectuur | ||||
| Bedrijfsarchitectuur | ||||
| Merkrichtlijnen | ||||
| Informatie architectuur | ||||
| UX prototypes | ||||
| Wireframes | ||||
| UI design | ||||
| Functionele analyse | ||||
| Technische analyse | ||||
| SEO migratie | ||||
| WCAG | ||||
| Project documentatie |
DXP product features checklist
Dit hoofdstuk bevat een lijst van alle functies voor elk domein van de voorgestelde oplossing. De onderstaande lijst kan worden gebruikt als checklist. Overweeg voor elk van de onderwerpen zorgvuldig je gedetailleerde vereisten. Ga er ook niet van uit dat deze lijst, eenmaal opgesteld, vaststaat. Als specifieke eisen naar voren komen, kan de lijst altijd worden uitgebreid. Belangrijk om te weten is welke eisen out of the box zijn, beschikbaar zijn binnen de voorgestelde oplossing, kunnen worden toegevoegd via maatwerk of niet helemaal mogelijk zijn.
| Out of the box | Custom | Niet mogelijk | Niet relevant | |
| CMS | ||||
| Intuïtieve paginabouwer | ||||
| Versiebeheer | ||||
| Goedkeuring workflow | ||||
| Template bibliotheek | ||||
| Flexible content types | ||||
| Content taxonomieën | ||||
| WCAG compliance | ||||
| SEO optimalisatie | ||||
| Tracking en ondersteuning van digitale marketingcampagnes | ||||
| Content personalisatie | ||||
| Mogelijkheden om inhoud te beheren over meerdere kanalen, sites en front-ends (headless) | ||||
| Mogelijkheden om inhoud van CMS te herbruiken in e-mail | ||||
| Responsief of fluid design | ||||
| Menu building | ||||
| Multi Language | ||||
| Multisite | ||||
| Geavanceerde rollen en rechten | ||||
| Insite search | ||||
| Out of the box | Custom | Niet mogelijk | Niet relevant | |
| MARKETING AUTOMATION | ||||
| Email marketing | ||||
| Form building | ||||
| Segment building | ||||
| Multistep campaign building | ||||
| Email personalisatie | ||||
| Lead scoring en nurturing | ||||
| Custom rapporten | ||||
| Ondersteuning voor sms en mobiele pushberichten | ||||
| CUSTOMER DATA PLATFORM | ||||
| Segment building | ||||
| Integratie externe data bronnen | ||||
| AI-gestuurde segmentatie | ||||
| Omnichannel personalisatie | ||||
| INTEGRATIES | ||||
| Integratie CRM (verduidelijk welk CRM) | ||||
| Integratie DAM | ||||
| Integratie Marketing Automation | ||||
| Integratie CDP | ||||
| Integratie analytics, BI en/of dashboarding oplossing | ||||
RFP do’s & don’ts
Zorg voor volgende zaken:
- Stel hoge doelen, wees duidelijk over de prioriteiten van het project.
- Maak een onderscheid tussen must haves en nice to haves.
- Houd een duidelijk en realistisch budget voor ogen.
- Geef de leveranciers een duidelijke inkijk in de problemen, stel niet zelf oplossingen voor.
Niet dit
- Kern pagina's met een flexibele slider
- Focus op een megamenu
- Stel een afgelijnde procesfase in. De leverancier heeft waarschijnlijk zijn eigen proces dat effectief is.
- Nodig meer dan vijf bedrijven uit om op je RFP te antwoorden
- Geef de leveranciers te veel details wat betreft het soort antwoord dat je wil
- Behandel het schrijven van je RFP als een strikt proces
- Verwacht dat al je vragen onmiddellijk worden beantwoord
- Een RFP ontwikkelen zonder de gebruikers te raadplegen die het platform zullen gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden.