Oplossing
De organisatie en projectopvolging met deze hoeveelheid stakeholders. Door online bevragingen en rondetafelgesprekken toch voldoende draagvlak creëren en alle stakeholders aan boord krijgen.
Technische legacy en wirwar
De uitdaging waar de projectverantwoordelijken bij Gezinsbond voor stonden, was niet min. Vooral technisch was de zogeheten legacy groot. Even wat context ter illustratie. Het hoofdkantoor van Gezinsbond bevindt zich in Brussel, van waaruit de algemene regie voor de organisatie verloopt en waar de nationale campagne richtlijnen worden uitgezet. Daarnaast rekent de ledenvereniging op lokale satelliet afdelingen voor elke stad, dorp of deelgemeente. En dat zijn er heel wat - 950 om precies te zijn.
Elke afdeling wordt draaiende gehouden door lokale vrijwilligers. Die combinatie had in de loop der jaren geleid tot de volgende situatie:
- Eén nationale website, die na vier jaar end-of-life was,
- Enkele honderden regionale websites, opgemaakt in een waaier aan verschillende contentmanagementsystemen en volledig beheerd door lokale vrijwilligers,
- Een gebrek aan coördinatie of mogelijkheid tot contentpush vanuit het hoofdkantoor naar lokale afdelingen.
Die wirwar was uitgedraaid op grote verschillen in onderlinge zichtbaarheid en online aanwezigheid. Lokale afdelingen die toevallig konden rekenen op een technisch goed onderlegde webmaster, bleken veel zichtbaarder en dus ook actiever dan regio’s met een minder goed uitgebouwde website. Veel afdelingen zaten zelfs helemaal zonder online aanwezigheid en beschikten dus over geen enkele manier om zelf georganiseerde evenementen of nationale acties digitaal te ondersteunen.
Onder de motorkap
Content ophalen via API's en SOAP connecties
Content van interne databases wordt opgehaald via beveiligde API's en SOAP-connecties. Dit wordt enorm vereenvoudigd door het Dropsolid Platform te gebruiken.
Het reilen en zeilen van een digitale transformatie
Digitale transformatie draait zeker niet enkel om technologie. Eén van de grootste uitdagingen bij multisite-projecten is de organisatie en projectopvolging. Het is onbegonnen werk om honderden stakeholders uit verschillende ledenafdelingen rond de tafel te krijgen. Nuttige alternatieven zijn online bevragingen of rondetafelgesprekken met een representatieve steekgroep. Op die manier genereer je voldoende draagvlak - sommige lokale afdelingen hebben immers al wél een performante website die ze niet graag verliezen aan een centraal opgelegd CMS - én zorg je voor een implementatie van de juiste functionaliteiten in de juiste fase van de oplevering.
De digitale strategen van Dropsolid slaagden erin om de verschillende stakeholders te inspireren, op te leiden en helemaal mee aan boord te krijgen met de uiteindelijke digitale oplossing. Op die manier vond het project al snel een breed draagvlak binnen de hele organisatie.Na overleg met Gezinsbond werd beslist om de hoeveelheid vrijheid van lokale webmasters en afdelingsbeheerders zorgvuldig te regisseren. Om die visie tot uitvoering te brengen, was een sterk technisch framework nodig…
We besloten om alle honderden ledenwebsites van Gezinsbond op het Dropsolid Platform aan te sluiten. Op die manier kon Gezinsbond naar eigen vermogen schalen met nieuwe websites en heeft de organisatie zelf blijvend de sleutels in handen om nieuwe subsites op te starten. Dankzij het opensource-element hangt Gezinsbond daarbij niet vast aan een bepaalde technologieleverancier of een abonnementskost voor elke individuele ledensite. Dat vendor lock-in-syndroom wilde het management immers absoluut vermijden - des te meer gezien de omvang van het totale project. Het IT-team beschikt dankzij de implementatie van het multisite-platform over een aantoonbare ROI op enkele jaren tijd. Dat laatste is een hele krachttoer voor een organisatie die spaarzaam omgaat met bescheiden ledenbijdragen en die toch tegemoet wil komen aan de vraag van honderden afdelingen.
De vereenvoudigde blauwdruk hierboven legt de complexiteit bloot van de architectuur die achter de websites schuilgaat. De surfervaring die voor bezoekers relatief eenvoudig lijkt, wordt in wezen aangestuurd door verschillende componenten die allemaal met elkaar in verbinding staan en die beheerd worden door specifieke profielen.
Resultaat
Gezinsbond heeft de volledige multisite-omgeving in eigen beheer. De organisatie is niet gebonden aan één provider of digitaal bureau voor ondersteuning. De Total Cost of Ownership (TCO) hielden we laag door gebruik te maken van opensource Drupal technologie, waardoor een ROI op 5 jaar mogelijk is.
Door de centrale aanpak konden we beantwoorden aan de multisite-vereisten voor grote organisaties:
- Elke subsite vrijheid geven voor lokale contentinvulling,
- Centrale beveiligingsupdates automatisch uitrollen op elke ledenwebsite,
- Algemene huisstijl- en contentupdates (bv. persberichten) meteen publiceren zonder tussenkomst van lokale afdelingen,
- Nieuwe sites eenvoudig laten uitrollendoor het centrale team,
- Verdere professionalisering en éénmaking van het Gezinsbond-merk strak in handen houden.
Eind 2019 staan er al meer dan 350 sites online op het nieuwe platform.
Over Gezinsbond
De Gezinsbond is de overkoepelende belangenvereniging voor gezinnen in Vlaanderen. Ze streeft ernaar om onze samenleving familie- en kindvriendelijker te maken. Ze doen dat met een ruim aanbod van ondersteunende diensten zoals babysitters, maar ook door het organiseren van activiteiten en kortingsacties voor gezinnen in winkels, energiefacturen en openbaar vervoer. De organisatie bestaat uit meer dan 900 lokale afdelingen, voornamelijk in beheer van vrijwilligers.
Ook interessant voor jou
50% kostenbesparing én de perfecte balans tussen vrijheid, consistentie en ownership.
Hoe LRV kosten bespaarde en ledenretentie verhoogde met een digitaal platform.
